Cómo crear y lanzar una campaña de WhatsApp en Nuvia

Una campaña te permite enviar mensajes a escala a una lista de contactos por WhatsApp, LinkedIn u otros canales.

Disponible en: Todos los planes.

Quién puede hacerlo: Cualquier usuario con permiso para ver campañas.

---

Lo que necesitas antes de empezar

• Tener al menos un canal de WhatsApp conectado

• Tener una lista de contactos con los teléfonos completos

• Tener al menos una plantilla HSM aprobada por Meta (para campañas por WhatsApp Cloud API)

---

Cómo crear y lanzar una campaña

Paso 1: Iniciar la creación de la campaña

1. En el menú lateral, haz clic en Campañas

2. Haz clic en Nueva campaña

3. Completa el campo Nombre de la campaña (máximo 100 caracteres). Ej.: “Prospección Enterprise Q1”

4. Selecciona el Tipo de campaña – elige WhatsApp para tu campaña

5. Haz clic en Siguiente

Paso 2 – Definir la audiencia

1. En el tipo de activación, selecciona Manual (para tu primera campaña, empieza con activación manual)

2. En fuente de la audiencia, selecciona Lista

3. Elige la lista de contactos que se usará como audiencia

4. En el panel lateral, revisa la vista previa de la audiencia, que muestra la cantidad de contactos elegibles y no elegibles por canal

5. En Reglas de exclusión, define quién debe quedar fuera de la campaña (consulta la sección de abajo)

6. En Ajustes adicionales, decide sobre el interruptor Ignorar horario comercial. Viene desactivado, lo que hace que la campaña envíe solo de lunes a viernes, de 08h a 18h. Actívalo solo si quieres enviar a cualquier hora, incluso de madrugada y los fines de semana

7. Haz clic en Siguiente

Reglas de exclusión: quién no debe recibir la campaña

En Reglas de exclusión defines quién queda fuera de la campaña, aunque esté en la audiencia. Las personas que cumplan estas reglas no reciben la campaña.

• Listas de exclusión – haz clic en el campo, usa Buscar lista y selecciona una o más listas. Quien esté en cualquiera de ellas no recibe la campaña. La lista elegida como audiencia no se puede usar también como lista de exclusión

• Ya tiene una conversación abierta – quien respondió dentro del período elegido, contado desde su última respuesta, no entra en la campaña, ya sea que esté hablando con el Autopilot (IA) o con un agente. Eliges el período en minutos, horas o días: como mínimo 15 minutos y como máximo 30 días

Revisar el alcance de la campaña

En el panel lateral, la tarjeta Alcance de la campaña muestra, en tiempo real, cuántas personas la van a recibir:

• En la lista (o en la etapa, cuando la audiencia viene de un embudo) – total de personas seleccionadas en la audiencia

• Elegibles – personas que pasaron las reglas y filtros de la campaña

• Van a recibir – elegibles con quienes la campaña puede actuar en el canal, ya sea enviando un mensaje o pidiendo conexión

• Canal – cuántos elegibles tienen número de WhatsApp y/o perfil de LinkedIn

• Excluidos del envío – cuántas personas quedaron fuera, separadas por motivo: Fuera de los filtros, Lista de exclusión: nombre de la lista, Ya tiene una conversación abierta y Sin número de WhatsApp / Sin perfil de LinkedIn

Al cambiar una regla, los números anteriores siguen en pantalla, con un indicador de carga en el título, hasta que llegan los nuevos. Mientras tanto, el botón Siguiente queda bloqueado, para que no avances con un número viejo.

Si todas las personas de la audiencia quedan excluidas, aparece el aviso Nadie la va a recibir. Ajusta la audiencia o las reglas para poder activar la campaña.

Ver quién quedó fuera

Cuando hay al menos una persona excluida, la tarjeta muestra el botón Ver quién quedó fuera. Abre el panel Quién quedó fuera de la campaña:

1. Usa Buscar por nombre para encontrar a una persona (la búsqueda ignora acentos y mayúsculas)

2. Filtra con los botones de motivo, que muestran el conteo de cada uno: Todos, Fuera de los filtros (aparece cuando la audiencia es un embudo o cuando hay personas con ese motivo), Ya tiene una conversación abierta, Lista de exclusión y Sin canal

3. En la tabla, ve la Persona, el Motivo (con el detalle, como “Lista: nombre de la lista” o “Conversación abierta hace 2 horas”) y los Canales que tiene

4. Usa el enlace junto al nombre para abrir el contacto y la paginación para ver a las demás personas

Paso 3 – Configurar la secuencia de mensajes

1. Haz clic en Agregar paso para crear el primer paso de la campaña

2. Para cada paso, configura:

   • Plantilla – selecciona una plantilla HSM aprobada por Meta (para WhatsApp Cloud API). El desplegable filtra las plantillas disponibles según el inbox seleccionado

   • Texto predeterminado de las variables – opcional. Aparece cuando el paso tiene una variable (en plantilla o en texto), con un campo por variable. Es el texto que entra en el mensaje cuando el contacto no tiene ese dato; sin él, el contacto sin el dato no recibe el mensaje

   • Intervalo – define el tiempo de espera entre este paso y el siguiente (si hay más de un paso)

   • Dueño de la conversación – obligatorio. Define quién acompaña al lead. Consulta los detalles abajo

   • Asignaciones – en el campo Atención, define quién asume la conversación cuando el contacto responda:

     • Agente de IA – la conversación la lleva el Embudo Inteligente (agente predeterminado configurado en el embudo)

     • Owner de HubSpot – asigna la conversación al agente de Nuvia mapeado al owner del contacto en HubSpot. Aparece solo con la integración conectada; sin contacto, owner o mapeo, la conversación queda sin responsable y el envío no se bloquea

     • Sin asignar – la conversación queda sin responsable

     • Agente – selecciona un usuario activo de la plataforma para recibir la conversación directamente

3. La opción Mantener la asignación para conversaciones existentes (marcada de forma predeterminada) conserva a quien ya está en la conversación, sea dueño o agente; desmárcala para reasignar también esas conversaciones. En Configuración avanzada, ajusta el Embudo de atención y la Etapa del embudo; el embudo predeterminado y la primera etapa ya vienen preseleccionados

4. Usa la vista previa del panel lateral para ver cómo quedará el mensaje con los datos reales de un contacto. Navega entre contactos con las flechas Anterior y Siguiente

Si quieres, agrega más pasos repitiendo el proceso

Definir el dueño de la conversación del paso

El campo Dueño de la conversación está justo arriba del bloque Asignaciones y es obligatorio: sin elegir un dueño, el campo Atención queda deshabilitado y el botón para guardar el paso no se habilita.

Dueño y atención son cosas diferentes. El dueño es quien acompaña a ese lead; la atención es quien responde la conversación. Por eso el dueño no puede ser el Agente de IA; solo la atención puede.

Las opciones aparecen en dos grupos:

• Asignación especial – Sin asignar (la conversación queda sin dueño) y Owner de HubSpot (usa el agente de Nuvia mapeado al owner del contacto en HubSpot; solo aparece con la integración conectada)

• Usuarios – cualquier usuario activo de la plataforma, que pasa a ser el dueño fijo de las conversaciones generadas por este paso

En la tarjeta del paso, el dueño configurado aparece como la etiqueta Dueño; los pasos antiguos, sin dueño, no muestran esa etiqueta.

Paso 4 – Lanzar la campaña

1. En la pantalla de resumen, revisa toda la configuración: nombre, canal, audiencia, pasos y mapeo de variables

2. Haz clic en Lanzar campaña

3. Confirma en el diálogo de confirmación que aparece

4. La campaña cambiará al estado Activa y los envíos empezarán a procesarse, respetando la ventana de envío

---

Ventana de envío y horario comercial

De forma predeterminada, toda campaña respeta la ventana de envío: de lunes a viernes, de 08h a 18h, hora de Brasilia. A las 17:59 la campaña todavía envía; a las 18:00 se detiene. Sábado y domingo quedan completamente fuera de la ventana.

La ventana vale para WhatsApp y LinkedIn. La única forma de salir de ella es activar el interruptor Ignorar horario comercial en el Paso 2.

Qué pasa con lo que cae fuera de la ventana

No se descarta nada. Lo que iba a salir fuera de la ventana queda retenido y se libera en la siguiente apertura:

Para evitar que todo salga de una vez a las 08:00 y se genere un pico, la plataforma distribuye los envíos retenidos a lo largo de hasta 1 hora después de la apertura. Por eso, un lunes, los envíos retenidos de un fin de semana aparecen distribuidos entre las 08:00 y las 09:00 en lugar de todos en el mismo minuto.

La ventana es fija

La franja de 08h-18h de lunes a viernes no se puede configurar por cliente. Lo que controlas es el encendido/apagado con el interruptor Ignorar horario comercial. Si tu operación necesita otra franja (ej.: 08h30-17h30), habla con el equipo de Nuvia.

---

Seguir la campaña después del lanzamiento

En la parte superior de la pantalla de la campaña, justo debajo del nombre, aparece la franja con Creada el y Última actualización, con fecha y hora. Las dos fechas están en hora de Brasilia: pasa el mouse sobre el ícono de información de la franja para confirmar la zona horaria. Usa la fecha de última actualización para saber si alguien modificó la campaña después del lanzamiento, por ejemplo quién agregó un paso nuevo.

Para revisar cómo quedó configurada la campaña, abre los Detalles de la campaña. Cuando el interruptor está activado, aparece la marca Ignorar horario comercial con la nota “Envíos realizados a cualquier hora, sin la restricción de 08h-18h”.

Si esa marca no aparece, la campaña está respetando la ventana.

---

Preguntas frecuentes