Cómo sincronizar contactos y deals entre Nuvia y HubSpot

La sincronización bidireccional garantiza que los contactos, deals y datos del pipeline estén siempre actualizados en ambas plataformas.

Requisito previo: Integración con HubSpot conectada y mapeos configurados.

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Cómo funciona

La sincronización tiene dos disparadores independientes: por campo (pestaña Campos) y por etapa del embudo (pestaña Embudos). Mapear un campo no mueve la etapa, y mapear una etapa no sincroniza el campo; si necesitas ambas cosas, configura las dos pestañas. El mapa completo de lo que sale, lo que entra y en cuánto tiempo está en Qué sincroniza Nuvia con HubSpot y cuándo.

Sincronización de contactos

• HubSpot → Nuvia: Contacto creado/actualizado en HubSpot → webhook → campos mapeados actualizados en Nuvia.

• Nuvia → HubSpot: Contacto creado/actualizado en Nuvia → cola → campos mapeados actualizados en HubSpot.

Cómo encuentra Nuvia el contacto en HubSpot

Al sincronizar un contacto de Nuvia a HubSpot, la plataforma busca el registro correspondiente por correo y teléfono en una sola consulta. Si el contacto tiene correo en Nuvia, la coincidencia por correo tiene prioridad sobre la coincidencia por teléfono, lo que aumenta la precisión de la vinculación, sobre todo cuando el formato del teléfono es distinto entre las plataformas. Cuando hay varios resultados, se vincula el registro más antiguo de HubSpot.

La búsqueda por teléfono cubre el número en formato internacional, con y sin espacio después de +55. Si el teléfono está guardado en HubSpot en otro formato ((11) 99999-9999, 11999999999 sin el código de país, o con diferencia en el noveno dígito), la búsqueda no encuentra el registro y se crea un contacto nuevo.

Por qué el mismo contacto se convirtió en dos registros en HubSpot

La causa casi siempre es una diferencia de formato del teléfono. Dos acciones resuelven la mayoría de los casos:

• Estandarizar los teléfonos en HubSpot en formato internacional (+5511999999999)

• Completar el correo de los contactos en Nuvia; cuando hay correo, tiene prioridad en la búsqueda y la vinculación es mucho más precisa

Para el paso a paso de corrección, consulta Solución de problemas de la integración con HubSpot.

Datos extraídos automáticamente

Sincronización de empresas (enriquecimiento)

Cuando una company se crea o cambia de propiedades en HubSpot, Nuvia recibe el aviso y enriquece la empresa correspondiente en tu workspace. No necesitas configurar nada más que la integración conectada.

Qué se actualiza

Reglas que siempre se aplican

• Nuvia nunca crea una empresa por este aviso. Si ninguna empresa de tu workspace coincide con el dominio recibido, no pasa nada. Las empresas en Nuvia nacen del vínculo real con un lead

• Sin dominio en HubSpot, no se hace nada. El dominio es lo que permite encontrar la empresa correcta

• Tu edición manual prevalece. Los campos que editaste a mano en el panel de la empresa no se sobrescriben con el enriquecimiento

• Un campo vacío no borra lo que existe. Si la propiedad no viene en el aviso, se conserva el valor actual

• El dominio principal no cambia de identidad. Si la company de HubSpot se reconoce por un dominio secundario de la empresa en Nuvia, los otros campos se enriquecen, pero el dominio principal sigue siendo el que ya estaba en el registro

• Los dominios secundarios se limpian antes de guardar. Nuvia separa la lista, elimina repeticiones y descarta valores que claramente no son dominios

Sincronización del enlace de la conversación

Nuvia puede enviar automáticamente el enlace directo de cada conversación a HubSpot. Así, cualquier persona del equipo que abra el contacto en HubSpot puede abrir la conversación en Nuvia con un clic, sin tener que buscarla manualmente.

Cómo configurarlo

1. Ve a Integraciones > HubSpot > Campos

2. Haz clic en agregar mapeo

3. En la columna Campo Inteligente (derecha), selecciona Enlace de la conversación — está en el grupo Conversación

4. En la columna Propiedad de HubSpot (izquierda), elige la propiedad de contacto donde se guardará el enlace (ej.: una propiedad personalizada como nuvia_link)

5. Haz clic en Guardar mapeos

Cómo funciona

Cuando se crea una conversación en Nuvia, su enlace directo (con el formato https://app.nuvia.ai/messages/conversation/{id}) se envía automáticamente a HubSpot en el campo mapeado. El envío se hace por la cola asíncrona, igual que los demás campos sincronizados.

Sincronización de la fecha de la reunión agendada

Cuando el Embudo Inteligente agenda una reunión en el calendario del cliente, Nuvia puede guardar la fecha y hora de esa reunión en una propiedad de HubSpot. Así el equipo comercial ve la cita directo en el CRM, sin abrir la conversación.

Cómo configurarlo

1. Ve a Integraciones > HubSpot > Campos

2. Haz clic en agregar mapeo

3. En la columna Campo Inteligente (derecha), selecciona Fecha agendada; está en el grupo Conversación

4. En la columna Propiedad de HubSpot (izquierda), elige una propiedad de fecha/hora del contacto donde se guardará el valor

5. Haz clic en Guardar mapeos

Cómo funciona

El valor sincronizado es el inicio de la reunión registrada en la conversación. Viaja en el mismo ciclo de sincronización que los otros campos (como Resumen, Temperatura y Lead Score); no hay disparador separado ni configuración extra.

Si la reunión se cancela, Nuvia envía el campo vacío a HubSpot y limpia el valor que ya se había sincronizado. Las conversaciones sin reunión agendada no cambian la propiedad.

Sincronización de deals

La relación entre las etapas del embudo de Nuvia y los deal stages de HubSpot se define en la pestaña Embudos. Cada fila del mapeo tiene tres columnas: Etapa → Destino (la etapa del embudo y el deal stage correspondiente), Objetos sincronizados (los interruptores Contacto, Deal y Lead) y Dirección.

Dirección de la sincronización (por etapa)

La dirección se define por etapa, en la columna Dirección del mapeo:

Avanzado: la misma etapa en dos embudos del mismo objeto

Una etapa de Nuvia puede mapearse a más de un embudo del mismo objeto en HubSpot. El caso más común es el contacto, que en HubSpot tiene dos embudos independientes:

• Lifecycle Stage (lifecyclestage) → la etapa del ciclo de vida del contacto

• Lead Status (hs_lead_status) → el estado de lead del contacto

Puedes mapear la misma etapa de Nuvia a los dos al mismo tiempo: solo agrega dos filas de mapeo para esa etapa con el objeto Contacto, cada una apuntando a un embudo diferente. Cuando la conversación llega a esa etapa, Nuvia actualiza todas las propiedades mapeadas; en el ejemplo, lifecyclestage y hs_lead_status.

Cuándo no se mueve el deal

Antes de mover un deal, Nuvia verifica su situación actual en HubSpot y no escribe en dos casos:

• Deal ya cerrado (ganado o perdido) en HubSpot: no se mueve

• Etapa anterior a la actual: el deal no retrocede

En ambos casos el deal queda como está y el evento se registra en el Historial, sin error. Estos bloqueos se aplican solo a deals: las etapas de contacto (Lifecycle Stage y Lead Status) y de lead se escriben directamente, aunque representen un retroceso.

La verificación depende de que Nuvia pueda leer el embudo en HubSpot. Si la lectura falla, o si la etapa actual del deal no se encuentra en el embudo, Nuvia escribe de todos modos; el bloqueo no actúa por precaución.

Cuántos deals puede tener un contacto

El deal está vinculado a la conversación, pero Nuvia no crea un deal nuevo a ciegas: antes de crearlo, busca en HubSpot un deal ya asociado a ese contacto en el mismo embudo y reutiliza ese registro. Por lo tanto, dos conversaciones del mismo contacto mapeadas al mismo embudo comparten el mismo deal.

Aparecen dos deals cuando las conversaciones están mapeadas a embudos diferentes de HubSpot, cuando el contacto todavía no estaba vinculado a un registro de HubSpot al momento de la creación, o cuando falla la consulta de los deals asociados.

Crear Leads en HubSpot por etapa

Además de contacto y deal, Nuvia puede crear Leads en HubSpot automáticamente a medida que la conversación avanza por las etapas del embudo. En el mapeo de etapas (Integraciones > HubSpot), cada etapa tiene los interruptores Contacto, Deal y Lead.

• Lead (por etapa) → cuando la conversación llega a esa etapa, Nuvia crea un Lead en HubSpot. Es un upsert: si el contacto ya tiene un Lead, se vincula/actualiza en lugar de duplicarse.

• Etiqueta del lead → el campo aparece cuando el interruptor Lead está activado. Define la “etapa” del lead en ese paso (ej.: WARM). En HubSpot, los Leads no tienen pipeline — la etapa es justamente esa etiqueta (hs_lead_label). Desactivar el interruptor descarta la etiqueta al guardar (no queda una etiqueta fantasma).

• Plantilla del nombre del lead → debajo de la plantilla del nombre del deal, define cómo se nombra el Lead en HubSpot, con el mismo autocompletado de variables de las plantillas.

Disparadores, owner y visualización del Lead

• Campañas: los eventos disparadores incluyen Lead creado y Lead actualizado, además de los eventos de contacto/deal.

• Owner: en la sincronización de owner (Integraciones > HubSpot > Usuarios), la Fuente de sincronización también acepta Lead Owner, además de Contact Owner y Deal Owner.

• Panel del contacto: en el acordeón de HubSpot (drawer del contacto), aparece el bloque ID del Lead, con enlace al registro en HubSpot y botón para copiar.

Sincronización de owner (agente)

Cuando el Contact Owner o el Deal Owner cambia en HubSpot, Nuvia puede actualizar automáticamente el agente asignado a la conversación abierta del contacto. Es útil para mantener la trazabilidad cuando el vendedor responsable cambia en el CRM.

Cómo activarla:

1. En Integraciones > HubSpot > Usuarios, configura la Fuente de sincronización (Contact Owner, Deal Owner o Lead Owner) y mapea los usuarios de HubSpot a los usuarios de Nuvia

2. En Integraciones > HubSpot > Avanzado, activa el toggle Actualizar el owner cuando el Contact/Deal se actualice en HubSpot

Comportamiento:

Monitorear el historial

1. Ve a Integraciones > HubSpot > Historial

2. Filtra por objeto, dirección, estado y período

3. Haz clic en cualquier registro para abrir el panel de detalles de la sincronización

Tipos de evento en el historial

El historial muestra una etiqueta amigable para cada evento (en lugar del nombre técnico) y puedes filtrar por ella. Entre los eventos de cambio de etapa por objeto:

Estados de una sincronización

Ver el motivo de una falla

Al abrir un registro con estado Parcial o Falla, el panel de detalles muestra:

• Resumen de la operación (lo que se sincronizó)

• Error → el mensaje real devuelto por HubSpot. Cuando una propiedad no pasa la validación de HubSpot, ves la causa exacta: qué objeto (contacto o deal) y qué propiedad falló

• Detalles técnicos → el cuerpo completo del error de HubSpot, útil para ajustar el mapeo de campos

Por qué un contacto no entró en una campaña

Cuando un evento de HubSpot debería disparar una campaña y el contacto no se inscribe, el historial registra el motivo del descarte. Abre el registro correspondiente y mira la razón. Las más comunes son:

Desvincular un contacto de HubSpot

Puedes eliminar el vínculo entre un contacto en Nuvia y el registro correspondiente en HubSpot. Después de desvincularlo, los cambios en HubSpot ya no actualizan ese contacto en Nuvia (y viceversa) hasta que se cree un nuevo vínculo.

Paso a paso

1. Ve a Listas y Objetos > Contactos

2. En el listado, localiza el contacto vinculado a HubSpot

3. Haz clic en el menú de tres puntos en la fila del contacto

4. Haz clic en Desvincular HubSpot

5. Aparece un modal de confirmación: “¿Desvincular contacto de HubSpot? El ID de HubSpot se eliminará de este contacto. Tendrás que volver a vincularlo manualmente para sincronizar de nuevo.”

6. Haz clic en Desvincular para confirmar

Qué pasa

• Los campos de vínculo con HubSpot (ID externo, tipo de CRM y fecha de la última sincronización) se eliminan del contacto

• La sincronización bidireccional de ese contacto se detiene

• El contacto sigue existiendo en Nuvia con todos sus datos; solo se corta el vínculo con HubSpot

• Para volver a vincularlo, se necesita un nuevo mapeo manual o una reimportación

Importar listas de HubSpot

1. En la integración con HubSpot, entra en Listas

2. Busca la lista que quieras

3. Haz clic en Importar miembros

Preguntas frecuentes