Cómo configurar la integración con HubSpot

La integración con HubSpot sincroniza automáticamente contactos y empresas entre Nuvia y tu cuenta de HubSpot. Así tus datos se mantienen siempre actualizados en ambas plataformas, sin necesidad de sincronización manual, y se crea un ciclo de retroalimentación continuo entre inbound y outbound.

Disponible en: Plataforma > Integraciones > HubSpot

Quién puede hacerlo: Administrador

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Lo que necesitas antes de empezar

• Acceso de Propietario o Administrador en tu cuenta de Nuvia

• Una cuenta activa en HubSpot (cualquier plan)

• Permisos para conectar aplicaciones de terceros en tu cuenta de HubSpot

• Claridad sobre qué campos quieres sincronizar entre las plataformas

• Tener definido tu código de país (el código que identifica al país) predeterminado

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Conectar tu cuenta de HubSpot

1. Ve a Configuración > Integraciones

2. Ubica HubSpot en la lista y haz clic para abrir el panel

3. Haz clic en Integrar y luego en Agregar cuenta

4. Inicia sesión en HubSpot y concede los permisos solicitados

5. Se te redirigirá de vuelta a Nuvia con el estado Conectado

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Configurar el mapeo de campos

El mapeo de campos determina qué información se sincroniza entre Nuvia y HubSpot. Nuvia no viene con mapeos preconfigurados; todos se definen manualmente.

1. En la página de la integración con HubSpot, ubica tu cuenta y haz clic en Configurar

2. Haz clic en Campos

3. Haz clic en agregar mapeo

4. Selecciona el campo de Nuvia (derecha) y la propiedad de HubSpot (izquierda) para asociarlos

5. Haz clic en Guardar mapeos

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Configurar el mapeo de etapas del embudo

Alinea las etapas de ventas entre las plataformas para que los movimientos en el pipeline se reflejen automáticamente.

1. En la página de la integración con HubSpot, haz clic en la pestaña Embudos

2. Define la plantilla usada para nombrar los deals creados automáticamente en HubSpot.

3. Para cada etapa del embudo de Nuvia, selecciona el deal stage correspondiente en HubSpot

4. Haz clic en Guardar mapeo

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Configurar el código de país predeterminado

El código de país predeterminado completa el código de país de los teléfonos que llegan de HubSpot sin esa información, para que el contacto se cree correctamente en Nuvia.

1. Abre la pestaña Avanzado

2. En Configuración de teléfono, selecciona el código de país en el selector (ej.: +55 - Brasil)

La configuración se guarda automáticamente al seleccionarla — no hay botón Guardar.

Cómo funciona la regla:

• Solo se aplica cuando el número tiene 11 dígitos o menos y todavía no empieza con ese código de país

• Los números que ya llegan en formato internacional (con +) no se modifican

• Para Brasil, un número de 8 dígitos que empieza con 6, 7, 8 o 9 recibe automáticamente el noveno dígito

• Los números con menos de 8 dígitos se descartan y el contacto no se crea

• La opción Ninguno (detectar automáticamente) hace que Nuvia intente identificar el país por los primeros dígitos, lo que puede fallar

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Configuración de la pestaña Avanzado

Además del código de país predeterminado, la pestaña Avanzado reúne las reglas de sincronización de la cuenta.

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Creación automática de contactos

En la pestaña Avanzado, ubica Creación automática de contactos y haz clic en el botón para activarla. Cuando está activada, todo contacto que inicie una conversación se crea en HubSpot – o se vincula, si ya existe un registro con el mismo teléfono o correo.

• Activada: garantiza que ninguna conversación quede sin un contacto correspondiente en HubSpot

• Desactivada: el control pasa a ser individual por etapa del embudo (solo las etapas configuradas para crear contacto en HubSpot activarán la creación)

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Actualizar el owner cuando el Contact/Deal se actualice en HubSpot

Interruptor en la pestaña Avanzado. Cuando está activado, los cambios en el Contact Owner o el Deal Owner hechos en HubSpot se reflejan automáticamente en el agente vinculado a la conversación abierta del contacto en Nuvia – manteniendo al mismo agente o IA respondiendo, sin transferir la atención.

Cómo configurarlo:

1. En la pestaña Usuarios, configura la Fuente de sincronización (Contact Owner o Deal Owner) y mapea los usuarios de HubSpot a los usuarios de Nuvia

2. En la pestaña Avanzado, activa el interruptor Actualizar el owner cuando el Contact/Deal se actualice en HubSpot

Comportamiento:

• Nuvia recibe el webhook de HubSpot con el nuevo owner

• Identifica al usuario de Nuvia correspondiente usando el mapeo de la pestaña Usuarios

• Ubica la última conversación abierta del contacto y actualiza el agente vinculado

• El agente o la persona que estaba respondiendo sigue respondiendo (la conversación no se transfiere)

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Consultar el historial de sincronización

El historial de sincronización muestra un registro completo de todas las sincronizaciones, actualizaciones, errores y conflictos.

1. En la página de la integración con HubSpot, haz clic en la pestaña Historial

2. Revisa los registros por fecha/hora, tipo, acción y estado

3. Haz clic en un error para ver los detalles y las indicaciones para resolverlo

Dos nuevos tipos de evento en el filtro

El filtro de tipo de evento del historial sumó dos opciones:

• Propietario asignado → Nuvia definió el propietario (owner) del contacto o del deal en HubSpot. Cuando la asignación falla, el evento aparece como Falla en la asignación de propietario

• Transcripción enviada → Nuvia envió la transcripción de la conversación a HubSpot. Cuando el envío falla, el evento aparece como Falla en el envío de la transcripción

Ver los datos detrás de cada evento

Al hacer clic en un evento del historial, el panel de detalle se abre con hasta tres bloques de datos; cuáles aparecen depende de la dirección del evento.

• Campos mapeados (en ambos sentidos) → solo los campos que mapeaste en Campos, con el valor que viajó en ese evento. Un campo que no se envió aparece marcado con (no enviado)

• Campos recibidos de HubSpot (solo cuando el evento vino de HubSpot) → todo lo que HubSpot devolvió en ese evento, no solo lo que mapeaste, incluidos campos nativos como correo, teléfono y empresa. Cada fila trae el nombre legible de la propiedad, el nombre técnico debajo (ej.: contacts.email) y la marca (mapeado) cuando esa propiedad está en tu mapeo

• Datos de Nuvia en el envío (solo cuando el evento salió de Nuvia) → el estado del registro en Nuvia en el instante del envío. Es el bloque que explica por qué un campo salió vacío o con un valor diferente al esperado

Dos detalles útiles al leer los campos recibidos:

• Un evento trae más de una entidad. Un evento de deal lleva las propiedades del deal y del contacto asociado. El nombre técnico debajo de cada fila dice de qué entidad viene cada valor (deals., contacts., leads.)

• Los campos de lista desplegable muestran la etiqueta, no el código. Si la propiedad en HubSpot es una selección, Nuvia cambia el valor interno por el texto que ves en HubSpot

Buscar un evento por los IDs del contacto, de la conversación o de HubSpot

El campo de búsqueda del historial ya no busca solo por nombre y teléfono. Ahora el texto que escribes también se compara con los identificadores guardados en cada evento:

• ID del contacto en Nuvia → trae todos los eventos de ese contacto, incluidos los de deal y de lead asociados a él

• ID de la conversación en Nuvia → trae los eventos vinculados a esa conversación

• ID del contacto en HubSpot → trae los eventos de ese contacto, incluso cuando el objeto principal del evento era un deal o un lead

• ID del deal en HubSpot e ID del lead en HubSpot → traen los eventos de ese deal o lead

• El nombre o el teléfono del contacto siguen funcionando como antes

El texto de ejemplo del campo cambió a “Buscar por nombre, teléfono, conversación o ID…” para reflejarlo.

Filtrar solo las fallas

El selector de tipo de evento pasó a listar también los eventos de falla, que antes no aparecían en la lista y por eso no se podían aislar:

• Falla en la sincronización de contacto

• Falla en la creación de deal

• Falla en la actualización de etapa del deal

• Falla en la sincronización de campos

• Falla en la creación de lead

• Falla en la asignación de propietario

• Falla en el envío de la transcripción

Usa este filtro cuando quieras ver solo lo que salió mal, sin tener que recorrer los registros de éxito.

Compartir un historial ya filtrado

Los filtros del historial ahora quedan registrados en la dirección de la página. Esto significa que:

• Al aplicar búsqueda, tipo de evento, dirección, estado o tipo de objeto, la dirección en el navegador se actualiza sola

• Puedes copiar la dirección y enviarla a otra persona, y esa persona abre exactamente la misma lista filtrada

• Volver a la página por una dirección guardada restaura los filtros que estaban aplicados

• La dirección también guarda en qué pestaña de la configuración de HubSpot estás y qué cuenta está seleccionada. Si la empresa tiene una sola cuenta conectada, la dirección funciona incluso sin indicar la cuenta

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Ir del contacto directamente al historial de sincronización

En la pestaña de campos del contacto, tanto en el panel de la conversación en el Inbox como en el panel de contacto, la sección HubSpot sumó un ícono de reloj con flecha (historial) junto a los IDs.

Al hacer clic en él se abre, en una pestaña nueva, el Historial de HubSpot ya filtrado por ese contacto. Es el camino más corto para responder “¿qué envió y recibió Nuvia sobre este contacto?” sin pasar por Configuración y sin armar el filtro a mano.

• Cuándo aparece el ícono: solo cuando el contacto tiene algún vínculo con HubSpot (ID de contacto, deal o lead) y tu perfil tiene permiso para ver la configuración

• Dónde aparece: una vez por contacto, en el ID del contacto cuando existe; si no, en el ID del Deal o del Lead

• Qué trae el filtro: todos los eventos del contacto, sin separar por tipo de objeto; los deals y leads asociados entran juntos

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Abrir el contacto o el deal directamente en HubSpot desde una conversación

Con la integración activa, aparece un ícono de enlace externo en la pestaña de campos del contacto dentro del módulo Conversaciones. Esto te permite abrir el contacto o el deal correspondiente directamente en la interfaz de HubSpot, sin salir de Nuvia ni buscar manualmente.

Cómo usarlo

1. Abre una conversación en el módulo Conversaciones

2. Haz clic en Ver detalles debajo del nombre del usuario

3. En el panel lateral derecho, haz clic en la pestaña Datos

4. Ubica la sección HubSpot al final de la pantalla – aparece cuando el contacto está vinculado a un registro en HubSpot

5. Junto al ID del contacto o al ID del deal, haz clic en el ícono de enlace externo (un cuadrado con una flecha)

6. El perfil del contacto o el deal se abrirá directamente en HubSpot en una pestaña nueva

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Preguntas frecuentes