Cómo gestionar listas y contactos

Organiza bases de contactos y empresas para campañas y agentes

El módulo de Listas es donde organizas tus contactos y empresas en Nuvia.

Disponible en: todos los planes.

Quién puede hacerlo: cualquier usuario con acceso al módulo de Listas.

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Lo que necesitas antes de empezar

• Tener acceso al módulo de Listas en el menú lateral

• (Para importar un CSV) Tener un archivo .csv de máx. 10MB y hasta 1.000 filas

Conceptos fundamentales

• Las listas son estáticas: la lista representa una foto del momento en que se creó. Los contactos nuevos que cumplan los mismos criterios en el futuro no entran automáticamente. Para mantener la lista actualizada, repite la operación de agregar periódicamente.

• Dos tipos de objeto: una lista siempre es de Personas (contactos) o de Empresas (organizaciones).

• Los registros no se duplican: la lista solo hace referencia al registro, los datos del contacto no se copian. Si el contacto se actualiza (nombre, teléfono, correo), la lista refleja el cambio automáticamente.

Crear una lista

Hay 3 formas de crear una lista. Elige la que mejor se adapte a tu caso.

Forma 1 – Lista vacía

Úsala cuando quieras empezar desde cero y agregar contactos después.

1. En el menú lateral, haz clic en Listas

2. Haz clic en Nueva lista

3. En el modal que se abre, completa:

   • Nombre – obligatorio (máx. 100 caracteres)

   • Tipo de objeto – Contacto o Empresa

   • Descripción – opcional

4. Haz clic en Crear lista

La lista se crea de inmediato con estado Lista y sin registros.

Forma 2 – A partir de los resultados de búsqueda

Úsala cuando aplicaste filtros en la Búsqueda y quieres guardar los resultados como lista.

1. Entra al módulo Búsqueda y aplica los filtros que quieras

2. Selecciona los registros (uno por uno o todos los de la página)

3. Haz clic en Agregar a la lista

4. Elige Crear nueva lista y ponle nombre, o selecciona Seleccionar existente

5. Haz clic en Guardar

Para ver el paso a paso completo, consulta Cómo crear listas a partir de resultados de búsqueda.

Forma 3 – Importación por CSV

Úsala cuando tienes una hoja de cálculo externa con los datos de los contactos.

1. Dentro de una lista, haz clic en Importar / Exportar > Importar CSV

2. Sube el archivo y sigue las 5 etapas.

Forma 4 – Agregar registros manualmente

Úsala cuando el contacto ya existe en la plataforma y quieres agregarlo a una lista específica.

1. Abre la lista que quieras

2. Haz clic en + Agregar contactos

3. Usa el campo de búsqueda para encontrar registros por nombre u otros atributos

4. Usa los filtros avanzados para refinar los resultados, si es necesario

5. Marca los registros que quieras o elige Seleccionar todos en esta página.

6. Haz clic en Agregar

Verás un mensaje de confirmación como: “¡X contacto(s) agregado(s) con éxito!”

Si algún registro ya estaba en la lista, el mensaje lo indicará: “X contacto(s) agregado(s). Y ya existía(n) en la lista.”

Quitar registros de la lista

1. En la tabla de la lista, pasa el mouse sobre la fila del registro

2. Haz clic en el ícono “⋯” que aparece a la derecha

3. Selecciona “Quitar”

4. Confirma en el modal de confirmación

Gestionar columnas

Las listas muestran los datos del contacto o de la empresa como columnas en la tabla. Puedes personalizar qué columnas aparecen y agregar columnas con datos extra.

Agregar columna

1. En la tabla de la lista, haz clic en el botón Agregar columna en la esquina superior derecha

2. Elige el tipo de columna:

   • Campo del registro – refleja un atributo nativo del contacto o de la empresa (ej.: Correo, Teléfono, CNPJ)

   • Campo personalizado – campo personalizado ya configurado en la plataforma (consulta Cómo usar campos personalizados)

   • Columna personalizada – columna nueva exclusiva de esta lista

3. Para columnas personalizadas, define el tipo de dato:

Opciones de columna

Haz clic en el ícono ⌄ en el encabezado de cualquier columna para acceder a las opciones:

Usar vistas para segmentar datos

Las vistas son filtros guardados con nombre. Son útiles para crear segmentos reutilizables dentro de una lista sin crear listas separadas.

Crear una vista

1. Aplica filtros a la lista con el botón Filtros

2. Haz clic en Crear vista nueva

3. Ponle nombre a la vista y confirma

Configuración de visualización

Haz clic en Visualización para abrir el panel de Configuración de visualización, donde puedes:

• Ver las Columnas mostradas y Columnas ocultas

• Reorganizar el orden de las columnas

• Agregar o quitar columnas de la vista

Ordenamiento

Haz clic en Ordenar para configurar el orden de los registros en la tabla. Puedes agregar varias columnas de ordenamiento.

Usar la lista en campañas

Para usar una lista como audiencia de una campaña:

1. En el módulo de Campañas, selecciona la campaña que quieras

2. En la etapa de audiencia, selecciona la lista creada como fuente

Reglas importantes:

• La lista se usa como snapshot al momento del enrollment. Los contactos agregados a la lista después no entran automáticamente en la campaña

• La lista no se bloquea después de vincularse a una campaña, puede seguir editándose

• Para campañas de WhatsApp, asegúrate de que la lista tenga contactos con teléfono completo

Límites y reglas

Errores comunes y soluciones

Preguntas frecuentes